PRIVACY-
VERKLARING
Wanneer u gebruik maakt van de diensten van een van de zwemscholen van Roompot, is het noodzakelijk dat wij een aantal persoonsgegevens van u registreren. Het is ons beleid om uiterst zorgvuldig en transparant om te gaan met uw persoonsgegevens. Via deze privacyverklaring willen wij u laten weten voor welke doeleinden en op welke wijze wij uw persoonsgegevens verwerken.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 19 september 2018 en vervangt alle eerdere versies van deze privacyverklaring.
Wie zijn wij?
De volgende besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid zijn verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens:
- Roompot Service B.V.
- Roompot Recreatie Beheer B.V.
Beide entiteiten zijn gevestigd te Kamperland aan de Mariapolderseweg 1 (4493 PH).
Welke gegevens verzamelen wij van u en waarom?
Zwemlessen
Wanneer u zichzelf of uw kind wilt inschrijven voor zwemlessen bij een van onze zwemscholen registreren wij standaard de gegevens van u die noodzakelijk zijn om uw inschrijving in behandeling te kunnen nemen.
NAW-gegevens
Wij hebben de NAW-gegevens van de deelnemer nodig om de inschrijving te registreren in ons systeem, maar bijvoorbeeld ook om de facturen voor de zwemlessen op te kunnen maken.
Geboortedatum
Kinderen kunnen pas beginnen met zwemlessen wanneer zij de leeftijd van 5 jaar hebben bereikt, voor de watergewenningslessen geldt een leeftijd van 4,5 jaar. Door het opgeven van de geboortedatum kunnen wij de leeftijd van het kind controleren en beoordelen wanneer het kind kan starten.
Contactgegevens
De bevestiging van de inschrijving ontvangt u op het door u opgegeven e-mailadres, net als relevante informatie met betrekking tot de zwemlessen waarvoor u zichzelf of uw kind heeft aangemeld. Mochten wij u niet per e-mail kunnen bereiken of dringende vragen hebben, dan kunnen wij telefonisch contact met u opnemen.
Motorische/fysieke beperkingen
Bij aanmelding kunnen wij u vragen of de persoon die deel gaat nemen aan de zwemlessen motorische en/of fysieke beperkingen heeft. Deze informatie is van belang voor het waarborgen van de veiligheid van de betreffende persoon. Voor het verwerken van deze informatie vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming bij de balie van het zwembad.
Voortgang zwemlessen
Tijdens de zwemlessen registreren wij de aanwezigheid en de vorderingen van de deelnemers. Dit doen wij om de voortgang bij te kunnen houden, om een goede overdracht tussen de verschillende zweminstructeurs plaats te laten kunnen vinden en ter waarborging van de veiligheid van de deelnemers.
Foto’s
Het kan voorkomen dat wij foto’s maken bij speciale gelegenheden. Bij inschrijving kunt u aangeven of u toestemming geeft voor het maken van foto’s waarop u herkenbaar in beeld bent. Wanneer u hiervoor toestemming heeft gegeven, kunnen wij de foto’s op Facebook plaatsen.
Contact met onze medewerkers
Onze medewerkers staan u graag te woord in het geval dat u een vraag heeft over onze diensten. U kunt ons in dat geval bellen of een e-mailbericht sturen. Wanneer u ons een
e-mailbericht stuurt, registreren wij uw naam en e-mailadres. Het registreren van de gegevens is noodzakelijk om met u te communiceren. Bovendien zijn wij hierdoor in staat om uw vraag snel en efficiënt te beantwoorden en eventueel uw gegevens erbij te zoeken.
Gebruik website
Als u gebruik maakt van onze website slaan wij automatisch bepaalde informatie op. Dit kan zijn informatie van welke URL u komt, naar welke URL u toe gaat, welke browser u gebruikt, uw IP-adres en de datum en tijd waarop u toegang heeft gehad tot onze website. Ook verzamelen wij gegevens over de hardware, software en internetbrowser die u gebruikt.
We gebruiken deze informatie in het kader van het normaal gebruik en beheer van onze website en mogen deze informatie gegroepeerd vrijgeven. Door dit groeperen wordt het onmogelijk de gegevens terug te voeren naar een bepaalde gebruiker. Wij zijn niet geïnteresseerd in gegevens die iets zeggen over de identiteit van de bezoeker van onze site. Roompot is wel geïnteresseerd in informatie die iets zegt over het gebruik van de site, zoals:
hoeveel bezoekers krijgen we? Wat zijn de drukke uren en welke pagina's worden het meest bezocht?
Roompot maakt op de website gebruik van cookies en andere technologieën. Graag verwijzen wij naar onze Cookie Policy voor meer informatie hierover.
Wat zijn de grondslagen?
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens houden wij ons aan de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Er is dan ook altijd een grondslag aan te wijzen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Uw gegevens worden voornamelijk verwerkt bij het inschrijven voor zwemlessen. Wij hebben deze gegevens nodig voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en Roompot Service B.V. Wanneer u de vereiste persoonsgegevens niet aan ons verstrekt, kunt u geen gebruik maken van onze diensten.
Voor verwerking van uw gegevens tijdens contactmomenten met onze medewerkers bestaat een gerechtvaardigd belang van Roompot Service B.V. Door verwerking van uw gegevens zijn wij in staat om uw vragen of opmerkingen in behandeling te kunnen nemen en u snel van een antwoord te kunnen voorzien.
Verwerking van een aantal van uw gegevens is tevens noodzakelijk om te kunnen voldoen aan een wettelijke verplichting. Zo zijn wij bijvoorbeeld wettelijke verplicht om onze financiële administratie voor een aantal jaar te bewaren.
Mochten wij meer gegevens van u willen weten, dan vragen wij altijd uw toestemming hiervoor.
Aan welke partijen geven wij uw persoonsgegevens door?
Voor het beheer van onze systemen en het leveren van onze diensten maken wij gebruik van diensten van derden, zoals IT-leveranciers. Wij zien erop toe dat deze derden op een juiste wijze omgaan met uw gegevens, indien en voor zover zij deze in kunnen zien.
In het geval dat u onverhoopt uw facturen niet tijdig voldoet, zijn wij genoodzaakt om de vordering uit handen te geven aan een incassobureau of een deurwaarder. De gegevens die noodzakelijk zijn om de vordering bij u te innen, worden doorgegeven aan het incassobureau of de deurwaarder.
Gegevens die via cookies worden verzameld kunnen worden gedeeld met de partijen die
deze cookies plaatsen. Lees hier meer over in onze Cookie Policy.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Uw gegevens bewaren wij niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de doelstellingen die zijn opgenomen in deze privacyverklaring, tenzij wij op basis van een wettelijke verplichting de gegevens langer moeten bewaren.
Onze financiële administratie bewaren wij 10 jaar. Dit betekent dat al uw gegevens en documenten die relevant zijn (geweest) voor financiële transacties tussen u en Roompot Vakanties gedurende 10 jaar bewaard blijven. Inkomende en uitgaande e-mailberichten bewaren wij eveneens 10 jaar.
Gegevens met betrekking tot de prestaties, voortgang en presentie verwijderen wij uiterlijk 1 jaar na het einde van de zwemlessen.
Persoonsgegevens die wij verwerken met uw toestemming bewaren en verwerken wij tot het moment dat u uw toestemming weer intrekt.
Wat zijn uw rechten?
Recht op inzage, rectificatie, beperking, verwijdering
Als uw persoonsgegevens door een zwemschool verwerkt worden, dan heeft u het recht om een afschrift te ontvangen van de over u verzamelde gegevens. U heeft tevens het recht om uw gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en machine leesbaar formaat te ontvangen. Een verzoek daartoe kunt u richten aan het e-mailadres: privacy@roompot.nl. U kunt uw verzoek ook schriftelijk verzenden naar Roompot Service B.V., Postbus 12, 4493 ZG Kamperland. Roompot zal binnen een maand op uw verzoek reageren.
Als uit het afschrift blijkt dat uw gegevens niet juist of onvolledig zijn of naar uw mening, gelet op het doel van de registratie, niet in de database van Roompot Service B.V. thuishoren, dan kunt u Roompot vragen om de gegevens aan te passen, te verwijderen of te beperken. Tevens heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens. Ook voor dergelijke verzoeken kunt u het bovengenoemde (e-mail)adres of postadres gebruiken.
Wanneer u ons vraagt om gegevens aan te passen of te verwijderen die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, kan dit tot gevolg hebben dat u niet langer gebruik kunt maken van onze dienstverlening.
Recht op het intrekken van toestemming
Wanneer u toestemming heeft gegeven voor het verwerken van uw persoonsgegevens heeft u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Wij zullen uw gegevens die worden verwerkt op basis van uw toestemming dan niet verder verwerken.
Klachten
Indien u een klacht heeft over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u ons dit laten weten door ons een e-mailbericht (privacy@roompot.nl) of brief te sturen (Roompot Service B.V., postbus 12, 4493 ZG Kamperland). Wij zullen ons best doen om uw klacht te verhelpen. U heeft ook het recht om uw klacht neer te leggen bij de nationale toezichthoudende autoriteit, de Autoriteit Persoonsgegevens.